La semaine dernière, nous proposions un audit de la chaîne commerciale, du devis à l'encaissement. Plusieurs dirigeants l'ont fait et sont revenus avec la même question : une fois les fuites repérées, sur quoi je pilote concrètement à la rentrée ?
Réponse courte : sur cinq chiffres. Pas trente. Un tableau de bord qui tient sur une page, que vous lisez le lundi matin en dix minutes, et qui vous dit si la machine avance ou si elle patine.
Pourquoi cinq chiffres, et pas quinze
Un tableau de bord que personne ne tient ne sert à rien. Cinq lignes se remplissent en vingt minutes le lundi matin. Quinze lignes se remplissent une fois, en septembre, puis plus jamais. Le facteur limitant est le temps que vous accepterez d'y consacrer chaque semaine pendant six mois, plus encore que la disponibilité de la donnée.
Le critère de sélection est simple : chacun des cinq chiffres répond à une question qu'un dirigeant se pose vraiment en septembre. De quoi je vis les trois prochains mois. Combien d'argent m'appartient déjà sans être sur mon compte. À quel moment ça devient tendu. Combien de cash dort dans mon dépôt. Est-ce que je travaille beaucoup ou est-ce que je gagne de l'argent.
Une précision avant de commencer : ces cinq chiffres ne remplacent ni votre comptable ni votre bilan. Ils servent à décider vite, pas à arrêter les comptes.
Voici les cinq, avec pour chacun l'endroit exact où le chercher dans votre entreprise. Comptez une matinée pour le construire la première fois.
1. Les ventes engagées
Le montant des commandes signées qui ne sont pas encore livrées ni facturées. C'est votre carnet de septembre et octobre, votre visibilité réelle à court terme.
Où le trouver : vos bons de commande clients signés, vos marchés en cours, vos contrats reconduits. Dans beaucoup de PME, l'information est chez le commercial et nulle part ailleurs.
Le piège classique : compter les devis en attente de signature. Un accord donné au téléphone ne laisse aucune trace datée, et une ligne sans document daté gonfle un carnet qui n'existe pas. Gardez ces devis sur une ligne séparée si vous y tenez, jamais dans celle-ci.
Ce qu'on regarde chaque lundi : le montant total, et la part livrable avant fin septembre. Les deux ne financent pas la même chose. Un carnet qui glisse d'un mois sur l'autre sans se remplir annonce un creux de facturation six à huit semaines à l'avance.
Ce qu'il déclenche : si le carnet couvre moins de six semaines d'activité, la priorité de rentrée est commerciale et non organisationnelle. Vous le saurez avant de recruter ou d'acheter.
2. L'encours client
Le total de ce que vos clients vous doivent, découpé par ancienneté : moins de 30 jours, 30 à 60, 60 à 90, plus de 90. Le total seul ne sert à rien. C'est le découpage qui parle.
Où le trouver : la balance âgée, sortie de votre comptabilité ou reconstituée à la main depuis le journal des ventes et les règlements encaissés.
Le piège classique : raisonner en montant global. Deux entreprises peuvent afficher le même encours, l'une avec des factures toutes récentes, l'autre avec la moitié échue depuis plus de 90 jours. La première encaissera dans les semaines qui viennent, la seconde relancera pendant six mois.
Ce qu'on regarde chaque lundi : la tranche au-delà de 90 jours et le délai de règlement réellement constaté. Ce délai s'obtient en divisant votre encours par votre chiffre d'affaires mensuel, puis en multipliant par 30. Comparez-le au délai écrit dans vos conditions de vente. L'écart entre les deux mesure votre tension de trésorerie.
Ce qu'il déclenche : toute ligne au-delà de 90 jours part en relance écrite dès la première semaine de septembre, avec un responsable nommé. Prenons un cas de figure courant : un dirigeant estime de mémoire que 15 % de son encours dépasse 90 jours, et le découpage réel le place à 41 %. L'écart ne se voit jamais sur le total, uniquement sur les tranches.
3. La trésorerie prévisionnelle à 90 jours
Ce qui va entrer et sortir du compte, semaine par semaine, jusqu'à mi-novembre. Encaissements attendus d'un côté, salaires, CNSS, TVA, fournisseurs et échéances de crédit de l'autre.
Où le trouver : votre solde bancaire du jour, l'échéancier de vos factures clients, celui de vos factures fournisseurs, votre calendrier fiscal et social. Un tableur à treize colonnes suffit pour commencer.
Le piège classique : inscrire les encaissements à la date d'échéance de la facture. Si vous encaissez en moyenne à 68 jours, entrez 68, et non les 45 jours affichés dans vos conditions de vente. Un prévisionnel calé sur des délais théoriques annonce toujours une trésorerie plus confortable que celle qui arrivera.
Ce qu'on regarde chaque lundi : la semaine la plus basse des treize, jamais la moyenne. Gardez le découpage hebdomadaire, car un raisonnement au mois laisse un creux de dix jours totalement invisible. Côté sorties, les échéances marocaines du trimestre se placent dès maintenant : salaires et CNSS chaque mois, TVA selon votre régime, acompte d'impôt sur les sociétés à échéance de fin septembre pour un exercice calé sur l'année civile.
Ce qu'il déclenche : vous voyez arriver le creux six semaines à l'avance au lieu de le découvrir la veille. C'est la différence entre négocier calmement une facilité de caisse et la demander en urgence.
4. La valeur du stock
Le montant immobilisé en marchandises et en matières, avec la part qui ne bouge plus depuis six mois. Ce chiffre ne concerne pas que les distributeurs : les entreprises de travaux et les installateurs ont souvent un dépôt qui dort.
Où le trouver : votre dernier inventaire, corrigé des entrées et des sorties depuis. Si votre dernier inventaire date de décembre, notez-le comme un point faible et refaites un comptage partiel sur vos vingt références les plus chères.
Le piège classique : valoriser au prix de vente. Le stock se compte au prix de revient, sinon vous inscrivez dans votre tableau de bord une marge que vous n'avez pas encore réalisée.
Ce qu'on regarde chaque lundi : la part sans mouvement depuis six mois, et son évolution d'une semaine sur l'autre. Si elle ne baisse pas, aucune décision d'écoulement n'a été prise. Pour une activité de service, remplacez cette ligne par vos en-cours non facturés, c'est-à-dire le travail réalisé et pas encore transformé en facture.
Ce qu'il déclenche : sur un inventaire à 480 000 MAD, la part sans mouvement pèse 90 000 MAD, et ces 90 000 MAD ne financent pas votre rentrée. Avant d'aller chercher une ligne de trésorerie, regardez combien vous récupérez en écoulant ces références, même en concédant une remise. Faites le calcul avec vos propres taux avant de trancher.
5. La marge par affaire
Le résultat réel de vos dix dernières affaires livrées, chantier par chantier ou commande par commande. Chiffre d'affaires facturé, moins les achats affectés, moins le temps passé valorisé.
Où le trouver : vos factures de vente rapprochées de vos factures d'achat et de vos bons de livraison, affaire par affaire. C'est le chiffre le plus pénible à sortir et le plus rentable à connaître.
Le piège classique : oublier le temps passé, parce qu'il n'apparaît sur aucune facture. C'est pourtant le premier poste qui fait basculer une affaire de rentable à perdante. Valorisez les heures à un coût horaire chargé, même approximatif, et gardez le même coût d'une affaire à l'autre pour que la comparaison tienne.
Ce qu'on regarde chaque lundi : les affaires clôturées dans la semaine, classées par taux de marge, et le point commun des deux meilleures. Vous tenez là votre modèle de rentabilité réel, souvent différent de celui que vous croyez avoir.
Ce qu'il déclenche : vous découvrez presque toujours que deux ou trois types d'affaires portent la marge, et qu'un autre la mange. Imaginons un bureau d'études : ses petites missions de moins de 25 000 MAD ressortent à 6 % de marge nette, ses missions longues à 28 %. Le prix plancher des petites missions devient alors la première décision de septembre.
Le test qui compte : lesquels sortent sans ressaisie ?
Reprenez vos cinq chiffres et posez une question à chacun : est-ce que je l'obtiens en consultant un système, ou est-ce que quelqu'un a recopié des données à la main pour me le produire ?
En général, l'encours client sort proprement de la comptabilité. Les ventes engagées et la marge par affaire, elles, viennent d'un tableur alimenté chaque semaine par une personne qui recopie des bons de commande. C'est ce travail invisible qui explique pourquoi votre tableau de bord arrive le jeudi au lieu du lundi, et pourquoi personne n'ose s'y fier complètement.
Classez chaque ligne dans une des trois cases : elle sort telle quelle d'un outil, elle demande un export puis un calcul, ou elle demande de la recopie. Avec deux ou trois lignes en case recopie, vous produisez un tableau de bord de trimestre plutôt que de semaine, et vos décisions arrivent avec un mois de retard. Cela arrive à toute PME dont les outils n'ont pas suivi la croissance, la rigueur de l'équipe n'y est pour rien.
Comptez le temps réel : une demi-journée de consolidation par mois, soit quatre heures, à 150 MAD de l'heure chargée, cela fait 48 heures et 7 200 MAD par an pour recopier des chiffres qui existent déjà ailleurs. Le taux horaire et le volume sont des hypothèses, refaites le calcul avec les vôtres.
Le montant compte moins que sa conséquence. Une consolidation de quatre heures saute dès que le mois est chargé, et un tableau de bord mis à jour une fois sur trois cesse de servir à décider.
Ce que change un système unique
Quand la commande, la facture, le stock et la comptabilité vivent au même endroit, les cinq chiffres deviennent des écrans qu'on ouvre, pas des fichiers qu'on prépare. Dans Odoo, les ventes engagées se lisent sur le carnet de commandes en cours, la balance âgée se met à jour à chaque règlement, la valeur du stock suit les mouvements réels, et la marge s'affiche par commande dès que les achats y sont rattachés.
Le gain se mesure ailleurs que sur la beauté du graphique. Vous décidez le lundi matin avec des chiffres de vendredi soir, au lieu d'une photo prise trois semaines plus tôt.
Une limite, dite franchement : un système unifié n'invente pas des données que personne ne saisit. Si vos commerciaux ne remontent pas leurs commandes, aucun outil ne fera apparaître vos ventes engagées. Si votre inventaire n'est pas fait, votre stock restera faux, en plus lisible. L'ordre des opérations reste donc le même que la semaine dernière : on décide d'abord des chiffres que l'on veut voir, on regarde ensuite ce qui empêche de les obtenir.
L'ordre des opérations pour votre matinée
Comptez trois heures pour la première construction, puis vingt minutes par semaine pour la tenir.
| Séquence | Durée | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| Rassembler les sources | 45 min | Carnet de commandes, balance âgée, relevés bancaires, inventaire, cinq affaires terminées |
| Calculer les cinq chiffres | 75 min | Un chiffre après l'autre, dans l'ordre de cet article |
| Remplir la page | 30 min | Valeur du jour, valeur de référence de fin juin, tendance |
| Faire le test de ressaisie | 30 min | Classer les cinq lignes et compter les minutes par mois |
On ne cherche pas la précision comptable à ce stade. Un chiffre à 5 % près, obtenu ce matin, vaut mieux qu'un chiffre juste au dirham obtenu fin septembre.
Questions fréquentes
Peut-on faire ce tableau de bord dans Excel ?
Oui, et c'est la bonne façon de commencer cette semaine, parce que la première version doit exister avant d'être automatisée. La limite d'Excel apparaît au deuxième mois : personne ne sait plus quelle version fait foi, et la mise à jour retombe sur une seule personne. Le tableur sert à définir vos cinq chiffres et vos règles de calcul. L'outil de gestion sert ensuite à les produire tout seul, avec les mêmes règles.
Combien de temps faut-il pour le construire ?
Une matinée pour la première version, soit les trois heures détaillées plus haut, puis vingt minutes par semaine pour la tenir si les données sont propres. Le temps part surtout dans la recherche des sources : où se trouvent les commandes signées, qui tient le fichier des règlements attendus, quelle est la dernière valorisation du stock. Notez la source et la date à côté de chaque chiffre dès la première version, c'est ce qui rend la mise à jour rapide les lundis suivants.
Comment savoir quels chiffres je n'obtiens qu'en ressaisissant à la main ?
Pour chacun des cinq, comptez le nombre de fichiers et de personnes à mobiliser pour l'obtenir aujourd'hui. Un chiffre qui sort d'un seul outil en moins de deux minutes est fiable. Un chiffre qui exige de recoller deux exports et de corriger les doublons est un chiffre ressaisi.
Passez à l'action
Bloquez une matinée cette semaine, avant la reprise de septembre. Sortez les cinq chiffres avec les moyens du bord, même approximatifs, et notez en face de chacun sa source et le temps qu'il a coûté à produire.
Le modèle à remplir reprend ces cinq lignes, leurs définitions et la colonne du test de ressaisie. Il est téléchargeable sur itverse.ma/tableau-de-bord-rentree.
Si vous voulez confronter votre tableau de bord à ce que nous voyons chez d'autres PME marocaines, iTVerse vous propose un échange de trente minutes, sans engagement. Nous regardons vos cinq chiffres ensemble, nous identifions ceux qui vous coûtent une ressaisie et nous vous disons lesquels sont automatisables dès septembre. Écrivez-nous, ou appelez le +212 6 62 61 70 86 sur WhatsApp, ou le +212 5 22 58 42 81.
Questions fréquentes
Les réponses aux questions courantes.
Qu'est-ce qu'un tableau de bord de rentrée pour une PME ?
C'est une page unique qui répond à une question simple avant la reprise de septembre : de quoi dispose l'entreprise pour les trois mois qui viennent. Il ne remplace pas la comptabilité et ne cherche pas la précision au dirham près. Il donne l'ordre de grandeur des ventes déjà acquises, de l'argent qui doit rentrer, de l'argent qui doit sortir et de ce qui dort en stock. Sa valeur vient de sa fréquence de mise à jour, pas de son niveau de détail.
Quels sont les 5 chiffres à avoir sous les yeux avant septembre ?
- Les ventes engagées : le montant des commandes signées et pas encore facturées.
- L'encours client : ce que vos clients vous doivent, dont la part déjà échue.
- La trésorerie prévisionnelle à 90 jours : le solde de banque projeté fin novembre.
- La valeur du stock : la marchandise immobilisée, valorisée à son prix de revient.
- La marge par affaire : ce que rapporte réellement chaque chantier ou chaque dossier.
Ces cinq chiffres se lisent ensemble. Un carnet de commandes plein avec un encours client dégradé annonce un problème de trésorerie, pas une bonne rentrée.
Combien de temps faut-il pour construire ce tableau de bord ?
Une matinée pour la première version, soit environ trois heures, puis vingt minutes par semaine pour la tenir si les données sont propres. Le temps part surtout dans la recherche des sources : où se trouvent les commandes signées, qui tient le fichier des règlements attendus, quelle est la dernière valorisation du stock. Notez la source et la date à côté de chaque chiffre dès la première version. C'est ce qui rend la mise à jour rapide les semaines suivantes.
Comment calculer mes ventes engagées avant la reprise ?
Additionnez les commandes clients signées qui ne sont pas encore facturées, en hors taxes. Séparez ensuite ce qui est livrable avant fin septembre du reste, car les deux ne financent pas la même chose. Exemple pour une PME de 25 salariés : 1 240 000 MAD de commandes en carnet, dont 850 000 MAD livrables d'ici fin septembre. Un devis envoyé n'est pas une vente engagée, même quand le client a dit oui au téléphone.
Qu'est-ce que l'encours client et comment le mesurer correctement ?
L'encours client est le total des factures émises et non encaissées, en TTC. Le chiffre brut ne dit rien de grave à lui seul, il faut le classer par ancienneté : non échu, échu depuis moins de 30 jours, de 30 à 60 jours, de 60 à 90 jours, au-delà de 90 jours. Exemple : 860 000 MAD d'encours dont 310 000 MAD échus depuis plus de 90 jours. C'est cette dernière tranche qui doit porter un nom de responsable et une date de relance avant la reprise.
Comment construire une trésorerie prévisionnelle à 90 jours ?
Partez du solde de banque du jour, ajoutez les encaissements attendus selon les échéances réelles de vos factures clients, puis retirez les décaissements déjà engagés. Côté sorties, n'oubliez pas les échéances marocaines du trimestre : salaires et CNSS chaque mois, TVA selon votre régime, et l'acompte trimestriel d'impôt sur les sociétés, à échéance de fin septembre pour un exercice calé sur l'année civile. Découpez par quinzaine plutôt que par mois, sinon un creux de dix jours reste invisible. Appliquez un délai d'encaissement réaliste, celui que vous constatez, pas celui écrit sur vos conditions de vente.
Comment valoriser mon stock à la rentrée et repérer ce qui dort ?
Valorisez au prix de revient, jamais au prix de vente, sinon vous vous racontez une histoire. Ajoutez une colonne qui indique la date du dernier mouvement de chaque référence. Exemple : 480 000 MAD de stock, dont 90 000 MAD sans aucun mouvement depuis six mois. Cette part immobilisée est de la trésorerie posée sur des étagères, et septembre est le bon moment pour décider de l'écouler ou de la déprécier.
Comment calculer la marge par affaire dans une PME ?
Prenez le chiffre d'affaires hors taxes de l'affaire, retirez les achats affectés, la sous-traitance et les heures de production passées dessus. Exemple : une affaire à 240 000 MAD, avec 150 000 MAD d'achats, 22 000 MAD de sous-traitance et 18 000 MAD de main d'oeuvre, dégage 50 000 MAD de marge directe, soit environ 21 %. Classez ensuite vos dix plus grosses affaires de l'année par taux de marge. Beaucoup de dirigeants découvrent à ce moment que leur plus gros client est aussi le moins rentable.
Comment savoir quels chiffres je n'obtiens aujourd'hui qu'en ressaisissant à la main ?
Faites un test simple : pour chacun des cinq chiffres, demandez combien de fichiers et combien de personnes il faut mobiliser pour l'obtenir aujourd'hui. Un chiffre qui sort d'un seul outil en moins de deux minutes est fiable. Un chiffre qui exige d'ouvrir deux exports, de les recoller et de corriger les doublons est un chiffre ressaisi. Notez aussi son âge réel au moment où vous le lisez : une trésorerie prévisionnelle calculée sur des données de trois semaines ne sert plus à décider.
Combien coûte réellement cette compilation manuelle chaque mois ?
Comptez une demi-journée de travail par mois pour la personne qui collecte, recolle et vérifie, soit quatre heures. Valorisées à 150 MAD de l'heure chargée, cela représente 48 heures et 7 200 MAD par an pour un tableau de bord toujours en retard. Le taux et le volume sont des hypothèses, à refaire avec les vôtres. Le coût visible reste modeste, le coût invisible est plus lourd : une décision de relance ou de réapprovisionnement prise sur des chiffres vieux de trois semaines. Le gain principal se situe là, dans le fait de disposer du chiffre le jour où la question se pose.
Peut-on faire ce tableau de bord dans Excel ?
Oui, et c'est la bonne façon de commencer cette semaine, parce que la première version doit exister avant d'être automatisée. La limite d'Excel apparaît au deuxième mois : personne ne sait plus quelle version fait foi, et la mise à jour retombe sur une seule personne. Le tableur sert à définir vos cinq chiffres et vos règles de calcul. L'outil de gestion sert ensuite à les produire tout seul, avec les mêmes règles.
Comment obtenir ces cinq chiffres automatiquement dans Odoo ?
Chaque indicateur correspond à un rapport standard, à condition que les commandes et les factures soient saisies dans l'outil.
| Indicateur / Chiffre | Définition | Module Odoo | Rapport / Emplacement dans Odoo | Utilité pour le dirigeant |
|---|---|---|---|---|
| Ventes engagées | Commandes confirmées mais qui restent à facturer | Ventes | Liste des commandes confirmées restant à facturer | Voir le chiffre d’affaires déjà engagé |
| Encours client | Montants que les clients doivent encore payer | Comptabilité | Balance âgée clients | Suivre les créances et les retards de paiement |
| Trésorerie prévisionnelle | Entrées et sorties de trésorerie prévues selon les échéances | Comptabilité | Prévision de trésorerie basée sur les dates d’échéance | Anticiper les besoins de trésorerie |
| Valeur du stock | Valeur financière des produits actuellement en stock | Inventaire | Rapport de valorisation du stock | Connaître le capital immobilisé dans le stock |
| Marge par affaire | Rentabilité réelle de chaque affaire ou projet | Analytique / Projet | Rapport de rentabilité par affaire ou par projet | Identifier les affaires rentables et celles qui le sont moins |
Combien coûte la mise en place de ce tableau de bord dans Odoo au Maroc ?
Les applications concernées sont incluses dans l'abonnement Odoo, de l'ordre de quelques centaines de MAD par utilisateur et par mois selon ce que vous activez. Le coût réel est le paramétrage. Si vos ventes et votre comptabilité sont déjà dans Odoo, comptez 2 à 5 journées pour le plan analytique, les rapports et la formation. Si tout est encore dispersé dans des tableurs, le chantier commence par la reprise des données et dépasse ce cadre. Nous préférons le dire avant, pas au milieu du projet.
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