Le mois d'août est creux, et c'est précisément ce qui le rend utile. Les chantiers tournent au ralenti et les clients sont injoignables. Les relances attendront septembre de toute façon. Vous avez pour une fois deux heures d'affilée sans réunion et sans urgence.
C'est le bon moment pour regarder froidement votre chaîne commerciale, du premier devis jusqu'à l'argent qui arrive sur le compte. Pas pour lancer un chantier de six mois : pour repérer ce qui fuit et le chiffrer en dirhams. Vous repartirez en septembre avec trois corrections décidées.
Voici l'audit en dix points que nous faisons passer aux dirigeants de PME que nous accompagnons. Vous pouvez le mener seul, un après-midi, avec vos dossiers et une feuille de papier.
Ce que vous devez avoir sous la main
Sortez les devis émis sur les six derniers mois, le journal des factures clients, la balance âgée sortie de votre comptabilité et la liste de vos clients actifs. Si ces éléments vivent dans trois fichiers Excel différents et dans la boîte mail d'un commercial, notez-le. C'est déjà un résultat d'audit.
L'audit en dix points
Le devis (points 1 à 3)
- Combien de jours s'écoulent entre la demande d'un client et l'envoi de votre devis ? Prenez les dix derniers, calculez la moyenne réelle, pas celle que vous imaginez.
- Quelle part de vos devis n'a jamais été relancée ? Comptez ceux qui n'ont reçu ni appel ni message après l'envoi.
- Vos devis portent-ils une date de validité, des conditions de paiement écrites et la TVA à 20 % correctement affichée ? Un devis flou se renégocie toujours à la baisse.
La facture (points 4 à 6)
- Combien de jours entre la commande signée et la facture émise ? Chaque jour de retard ici est un jour de trésorerie perdu à la fin.
- Vos factures portent-elles toutes l'ICE, un numéro séquentiel sans trou et les mentions obligatoires ? La facturation électronique DGI arrive pour les PME au 1er janvier 2027, et une numérotation approximative se corrige mieux maintenant qu'en décembre.
- Facturez-vous exactement ce qui a été livré ? Reprenez trois chantiers ou trois commandes et comparez ligne à ligne avec le bon de livraison. Les avenants oubliés se voient là.
La relance et l'encaissement (points 7 et 8)
- Quel est votre encours client réel aujourd'hui, et quelle part dépasse 60 jours ? Sortez la balance âgée, même approximative.
- Existe-t-il une procédure de relance écrite, avec des délais et un responsable nommé ? Si la réponse est « c'est Fatima qui s'en occupe quand elle a le temps », vous avez votre point faible.
Le suivi client (points 9 et 10)
- Chaque client actif a-t-il un propriétaire identifié dans votre organisation ? Un client sans propriétaire est un client qui part sans bruit.
- Existe-t-il un endroit unique où l'historique d'un client se lit en trente secondes ? Devis, factures, échanges, réclamations. Si l'information est répartie entre WhatsApp, une boîte mail et un classeur, vous le paierez au premier départ de collaborateur.
Chiffrez la fuite en dirhams
Un audit sans chiffres ne déclenche aucune décision. Faites trois calculs simples.
Sur les devis non relancés : trois devis abandonnés par mois, un panier moyen de 18 000 MAD, une chance sur quatre de signer après relance. Cela représente environ 162 000 MAD de chiffre d'affaires laissé de côté sur une année.
Sur les encaissements en retard : un encours permanent de 350 000 MAD qui dépasse les délais, financé par une facilité de caisse autour de 7 % l'an, vous coûte environ 24 500 MAD par an en intérêts. Sans compter les nuits blanches en fin de mois.
Sur le temps administratif : six heures par semaine de ressaisie entre Excel, le carnet de commandes et la comptabilité, à 120 MAD de l'heure chargée, font près de 33 000 MAD par an de temps payé pour recopier des chiffres qui existent déjà.
Un exemple qui parle
Une société d'aménagement de bureaux basée à Aïn Sebaâ, vingt-deux salariés, a fait cet exercice l'été dernier. Le dirigeant pensait avoir un problème de prospection. L'audit a montré autre chose. Le délai moyen d'envoi des devis était de neuf jours, et 40 % d'entre eux n'avaient jamais été relancés.
Côté encaissement, deux clients concentraient 280 000 MAD de retard de plus de 90 jours, sans qu'aucune lettre de relance n'ait été envoyée. Le total chiffré de ces deux points dépassait 200 000 MAD sur l'année. Pas besoin de nouveaux prospects : il fallait tenir la chaîne existante.
Trois corrections, trois responsables
À la fin de vos deux heures, ne retenez pas les dix points. Retenez-en trois, ceux qui coûtent le plus cher. Pour chacun, écrivez une phrase d'action et le nom d'un responsable, puis fixez une date de septembre.
Par exemple : ramener le délai d'envoi des devis à 48 heures, confié au responsable commercial, effectif au 15 septembre. Relancer tout devis à J+3 puis J+10, même responsable, à partir du 8 septembre. Envoyer une relance écrite pour toute facture à plus de 45 jours, confiée à la comptabilité, dès la première semaine de septembre.
Ce que le CRM Odoo pilote ensuite
Une décision écrite en août tient rarement jusqu'en novembre si rien ne la soutient. C'est là que l'outil devient utile.
Dans Odoo, un devis envoyé génère automatiquement une activité de relance à la date prévue, assignée à une personne précise. La facture se crée depuis la commande, sans ressaisie, avec la numérotation et les mentions correctes. La balance âgée se lit en direct, et les relances clients partent selon un scénario que vous réglez une fois.
Le dirigeant garde un tableau de bord avec le délai moyen d'envoi des devis, le taux de devis relancés et l'encours à plus de 60 jours. Trois chiffres à regarder chaque lundi matin, pas trente.
Passez à l'action
Faites l'audit cette semaine, pendant que le téléphone est calme. Deux heures suffisent pour passer les dix questions et arrêter trois décisions.
Si vous voulez confronter vos résultats à ce que nous voyons chez d'autres PME marocaines, iTVerse vous propose un diagnostic de trente minutes de votre chaîne du devis à l'encaissement, sans engagement. Nous regardons vos chiffres ensemble et vous repartez avec un ordre de priorité. Écrivez-nous ou appelez-nous, au +212 6 62 61 70 86 sur WhatsApp ou au +212 5 22 58 42 81. Vous attaquerez septembre avec un plan plutôt qu'avec une bonne résolution.
Questions fréquentes
Les réponses aux questions courantes.
C'est une revue chiffrée de votre chaîne commerciale, du premier devis envoyé jusqu'à l'argent réellement encaissé. On ne juge pas les personnes, on mesure des délais et des montants : combien de devis partent et combien reviennent signés, puis en combien de jours les factures sont payées. L'audit sert à repérer où le chiffre d'affaires se perd sans que personne ne le voie passer.
Parce qu'en août l'activité ralentit et que le téléphone sonne moins. Vous disposez de deux heures calmes, ce qui devient très rare dès la première semaine de septembre. L'autre raison est pratique : vous avez sept mois de données complètes sur l'année en cours, assez pour voir une tendance. En septembre, l'audit passe systématiquement après l'urgence du jour.
Comptez deux heures d'un après-midi, seul, sans réunion. Préparez quatre exports : la liste des devis émis depuis douze mois avec leur montant et leur statut, la liste des factures émises, la balance âgée clients (les factures échues classées par ancienneté), et la liste des clients ayant acheté l'an dernier. Un tableur suffit pour démarrer, même si vos données sortent de plusieurs outils.
- Nombre et montant total des devis émis sur douze mois.
- Devis restés sans réponse et surtout sans aucune relance écrite.
- Délai moyen entre la demande du client et l'envoi du devis.
- Taux de transformation des devis en commandes, en nombre et en montant.
- Écart entre ce qui est signé sur le devis et ce qui est réellement facturé.
- Délai entre la livraison ou la fin de prestation et l'émission de la facture.
- Délai moyen d'encaissement et son évolution sur les six derniers mois.
- Factures échues non recouvrées, classées par tranches d'ancienneté.
- Existence d'une relance planifiée et datée pour chaque facture échue.
- Clients qui achetaient l'an dernier et qui n'ont rien commandé depuis six mois.
Exportez tous les devis des douze derniers mois, puis filtrez ceux qui ne sont ni signés, ni refusés, ni annulés. Ce sont vos devis dormants. Regardez ensuite la date du dernier échange écrit avec le client. Si aucune trace de relance n'apparaît après l'envoi, le devis n'a jamais été suivi. Dans beaucoup de PME marocaines, cette pile représente plus de la moitié des devis émis.
Prenez le total des créances clients TTC à une date donnée, divisez-le par le chiffre d'affaires TTC des douze derniers mois, puis multipliez le résultat par 365. Vous obtenez un nombre de jours. Exemple : 900 000 MAD de créances pour 6 000 000 MAD de chiffre d'affaires TTC donnent environ 55 jours. Refaites le calcul sur l'année précédente pour voir si le délai se dégrade.
Multipliez le nombre de devis dormants par leur montant moyen, puis appliquez un taux de signature prudent. Exemple : 120 devis non relancés sur l'année, à 15 000 MAD en moyenne, représentent 1 800 000 MAD de devis en sommeil. Avec une hypothèse basse de 5 % de signatures récupérables grâce à une relance, cela fait 90 000 MAD de chiffre d'affaires laissé de côté. Refaites le calcul avec vos propres chiffres.
Le coût se mesure en trésorerie immobilisée. Si 900 000 MAD dorment un mois de plus que prévu, avec un coût de facilité de caisse d'environ 7 % par an, le décalage vous coûte à peu près 5 200 MAD par mois. Ajoutez le temps passé à relancer : quatre heures par semaine valorisées à 100 MAD de l'heure représentent près de 20 000 MAD sur l'année. Au Maroc, la loi 69-21 encadre en plus les délais de paiement entre entreprises et prévoit des indemnités de retard, à vérifier avec votre conseil.
L'audit lui-même se fait très bien dans un tableur, c'est même la façon la plus rapide de démarrer cette semaine. Le problème d'Excel apparaît après : il ne prévient personne quand un devis dort depuis dix jours et il ne garde pas la trace des échanges. Le tableur sert à constater, un CRM comme Odoo sert à ce que le constat ne se répète pas l'année suivante.
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